Per scrivere un comunicato stampa la prima domanda che dobbiamo porci è: “Che cos’è un comunicato stampa?”. Si tratta dello strumento per eccellenza delle agenzie di relazioni pubbliche, un file word o cartaceo di una o tre pagine al massimo, che risulta necessario per le comunicazioni aziendali.
Ma quali sono i suoi elementi fondamentali? Il comunicato stampa deve avere un taglio giornalistico: deve avere un titolo, un sottotitolo che aggiunga ulteriori informazioni, un’introduzione che riassuma in poche frasi il tema trattato ed infine il testo vero e proprio del comunicato stampa.
Di fondamentale importanza è poi l’indicazione, a fine comunicato, di: nome, numero di telefono ed email dell’addetto stampa a cui richiedere informazioni o spiegazioni aggiuntive, il così detto “boiler plate”.
La regola aurea
Di per sé il testo dovrebbe rispondere alla regola aurea delle cinque “W”:
Who → chi? Il cliente, l’azienda, un dipendente, un gruppo, un personaggio? Ossia chi è il protagonista della comunicazione.
What → cosa? Qual è l’argomento, cos’è successo? Il lancio di un prodotto, una nuova partnership, una comunicazione istituzionale?
When → quando? È già accaduto, sta per accadere, accadrà nel futuro? Si sta sviluppando?
Where → dove? C’è un luogo specifico per l’iniziativa?
Why → perché? Quali sono le cause, i motivi? Bisogna rispondere a una situazione di crisi, informare il pubblico, comunicare propri risultati?
Per rendere più appetibile l’informazione, il testo può essere accompagnato da immagini della persona, prodotto o azienda che sia. Queste devono essere in alta risoluzione e allegate congiuntamente al “cs” (comunicato stampa). Infatti è molto frequente la richiesta da parte dei giornalisti di foto, soprattutto per i magazine online.
Il cs deve essere chiaro e ben strutturato, è perfetto se occupa una sola pagina. La sintesi può dunque essere un’arma a doppio taglio. Dunque meglio rispettare la chiarezza e la ricchezza di informazioni utili.
Variabile critica è il fattore tempo: se si ha la necessità che la notizia esca entro il giorno successivo, il cs dovrà essere mandato tramite mail entro la mattinata del giorno precedente. Ciò dipende anche naturalmente dalla periodicità dei giornali e magazine di riferimento. Un’altra criticità a tal proposito è quando un giornale scopre che un’altra testata ha già pubblicato la stessa notizia, forse perché arrivata prima o ha impiegato meno tempo per l’elaborazione dell’articolo. In questo caso se il primo voleva pubblicare l’articolo, potrebbe decidere di non farlo più poiché ha perso l’esclusiva e ormai lo considera come “vecchio”. Di qui una tecnica molto utilizzata soprattutto all’estero: l’embargo. Ossia la richiesta ai giornali di non diffondere una notizia entro una certa ora di una certa data, che può essere indicata all’interno del comunicato stampa. Il vantaggio è duplice: l’azienda che emette il cs può agire con calma, dall’altra parte il giornalista non è preso alla sprovvista. L’inconveniente? Il non rispetto della richiesta.
